TLDR: O coworking tende a servir quem precisa de flexibilidade, de começar a trabalhar depressa e de não gerir o espaço; um escritório arrendado tende a servir quem precisa de personalizar o espaço, ter equipamento permanente ou receber clientes num local com a sua marca. A dimensão da equipa conta, mas conta mais quantas pessoas estão presentes ao mesmo tempo, com que frequência recebem clientes e de que privacidade precisam.
O que se está realmente a comparar
Quando uma empresa fala em “escritório próprio”, quase sempre quer dizer um escritório arrendado, e é essa a comparação deste artigo. Comprar um imóvel é uma decisão de investimento diferente, com outros critérios.
A principal diferença entre coworking e escritório arrendado está em quem gere o espaço e no que vem incluído. No coworking, a empresa usa instalações e serviços partilhados nas condições do plano que contratar; a gestão do edifício, da limpeza, da internet e das salas fica com o operador. No escritório arrendado, a empresa tem um espaço só seu, que pode personalizar, mas assume a gestão: contratos de serviços, mobiliário, manutenção.
Comparar apenas a renda com a mensalidade tende a dar uma comparação incompleta, porque raramente incluem as mesmas coisas. Antes de pôr valores lado a lado, convém listar o que cada proposta cobre e o que fica a cargo da empresa.
Tabela de comparação
As características variam com cada espaço e cada contrato; a última coluna diz o que confirmar.
| Critério | Coworking | Escritório arrendado | O que confirmar |
|---|---|---|---|
| Duração e saída do contrato | Planos diários, mensais ou contratos; varia por formato | Duração, denúncia e renovação livremente acordadas, com regras supletivas na falta de acordo (art. 1110.º do Código Civil) | Prazo mínimo, pré-aviso, renovação, condições de saída |
| O que está incluído | Normalmente internet, limpeza, energia, mobiliário, cozinha | Depende do imóvel e do contrato | Lista do que está e não está incluído |
| Tempo até começar a trabalhar | Pode ser imediato, se houver lugar disponível | Depende da prontidão do imóvel e das adaptações | Data real de ocupação |
| Personalização do espaço | Limitada | Alta, dentro do contrato | Que alterações são permitidas |
| Privacidade | Média em open space, alta em gabinete | Depende do imóvel e das áreas comuns | Isolamento, acesso de terceiros |
| Salas para receber clientes | Partilhadas, mediante agendamento | Próprias, se o espaço as tiver | Disponibilidade nos horários em que precisa |
| Acesso fora de horas | Depende do plano | Normalmente livre | Horários, fins de semana, feriados |
| Crescer ou reduzir a equipa | Mudança de plano ou de espaço, consoante disponibilidade | Pode exigir mudar de instalações | Possibilidade de ajustar sem penalização |
O artigo 1110.º do Código Civil (aprovado pelo Decreto-Lei n.º 47344, de 25 de novembro de 1966, na redação atual) regula a duração, a denúncia e a oposição à renovação no arrendamento para fins não habitacionais. Um contrato de coworking nem sempre é um arrendamento: o enquadramento depende do que o contrato efetivamente prevê, por isso confirme o tipo de contrato e as condições de saída antes de assinar.
Que custos comparar, sem olhar ainda para valores
Para uma comparação justa, ponha lado a lado, para cada opção: renda ou mensalidade; caução e garantias; internet, eletricidade, água e limpeza; mobiliário e equipamento; seguros; manutenção; serviços de receção e correspondência; uso de salas de reunião; e o tempo da equipa ou do empresário a gerir fornecedores. Só depois de cada linha estar preenchida para as duas opções é que o total é comparável.
Há custos que costumam ficar de fora da comparação. No escritório arrendado: a instalação inicial (mobiliário, rede, ligação de serviços), as obras de adaptação, os meses em que se paga renda antes de o espaço estar pronto e as reparações que o contrato atribui ao arrendatário. No coworking: os serviços cobrados à parte, como horas adicionais de sala de reuniões, impressão ou lugares extra. Conta também o horizonte: um custo inicial elevado pesa de forma diferente num contrato de um ano e num de cinco. Compare, por isso, o custo total no período em que espera ficar, não apenas o valor mensal.
Cenários de decisão
Uma pessoa a trabalhar sozinha
Freelancers, consultores e empresários em fase inicial tendem a beneficiar do coworking quando o uso é variável, não há equipamento permanente e se valoriza um contrato flexível enquanto o negócio ganha forma. Um local próprio faz mais sentido se a atividade exigir atendimento ao público com montra ou condições técnicas específicas.
Equipas pequenas, de duas a quatro pessoas
É onde a decisão é mais equilibrada. Um gabinete privado num coworking dá privacidade e acesso permanente sem gerir um escritório. O escritório arrendado ganha peso quando a equipa é estável, as reuniões com clientes são frequentes e é importante que o espaço tenha a identidade da marca.
Equipas maiores
A dimensão, por si só, não decide. Pese quantas pessoas trabalham presencialmente ao mesmo tempo, a frequência das reuniões, as necessidades de privacidade e o equipamento permanente. Se a ocupação variar ao longo da semana, ou a equipa estiver a crescer, vale a pena comparar também gabinetes privados em coworking, quando houver capacidade.
Sinais de que é altura de mudar
Do coworking para escritório arrendado: a equipa presente em simultâneo ultrapassa de forma estável o que o espaço comporta; as reuniões com clientes passam a ser diárias; ou há equipamento que deixou de caber num espaço partilhado. Do escritório para coworking: parte da equipa passou a trabalhar remotamente e o espaço tem ocupação reduzida; o contrato está a terminar sem certeza sobre a dimensão futura; ou a gestão do espaço está a ocupar tempo que devia ir para o negócio. O melhor indicador é a ocupação real ao longo de alguns meses, não a impressão de um dia.
Para medir essa ocupação, basta um registo simples: quantas pessoas estiveram no espaço em cada dia, quantas reuniões presenciais houve e quantas vezes faltou uma sala ou um lugar. Ao fim de dois ou três meses, o padrão fica claro. Comece esta análise bem antes do fim do contrato ou da data de pré-aviso, para não ter de decidir à pressa.
Erros comuns
Comparar renda com mensalidade sem o mesmo âmbito. Liste primeiro o que cada uma inclui.
Arrendar para a equipa que se imagina ter. Um espaço maior do que o necessário fica a pagar área vazia enquanto não for usado.
Assumir que todos os planos incluem morada e correspondência. Confirme antes de escolher.
Não visitar no horário em que vai trabalhar. Ruído, ocupação e luz mudam ao longo do dia.
O Outglocal Business Hub, em Esgueira
O Outglocal Business Hub fica na Rua José Luciano de Castro, 34A, em Esgueira, Aveiro, a cerca de nove minutos a pé da estação de comboios, numa rua com estacionamento gratuito. Tem três formatos: Open Space (dia avulso ou mensal); Gabinetes Privados para até duas pessoas (um deles para até quatro), sob contrato, com acesso 24 horas e serviço de correspondência; e Sala de Reuniões para até oito pessoas, mediante agendamento, com HDMI, flipchart, televisão e isolamento acústico. Internet de alta velocidade, cozinha partilhada, limpeza e energia estão incluídas. As condições atuais estão na página do Business Hub, e o artigo Coworking em Aveiro no Outglocal Business Hub explica para quem serve cada formato.
Perguntas frequentes
O que devo confirmar antes de assinar um contrato de coworking?
Prazo mínimo e pré-aviso, o que está incluído, horários de acesso, regras de uso da sala de reuniões e se o plano inclui morada e correspondência.
Posso usar a morada de um coworking como morada da empresa?
Depende do plano. No Outglocal Business Hub, o serviço de correspondência está incluído nos Gabinetes Privados, não no Open Space. Morada para correspondência, sede social e domicílio fiscal não são a mesma coisa, e o que é aceite depende do caso: confirme com o contabilista antes de alterar a morada da empresa.
Posso receber clientes num coworking?
Depende do espaço e do plano. Em geral, as reuniões fazem-se numa sala de reuniões partilhada, mediante agendamento, por isso confirme a disponibilidade nos horários em que precisa. No Outglocal Business Hub, a sala de reuniões é para até oito pessoas e os gabinetes privados são pensados para quem procura mais privacidade.
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